In der Regel besteht Zugang zu mindestens einem Schwarz-weiß- und/oder Farbarbeitsgruppendrucker. Diese sind im Verwaltungsnetz verfügbar und können selbst eingerichtet bzw. verbunden werden. Ein persönlicher Arbeitsplatzdrucker wird nur bei nachgewiesenem Erfordernis bereitgestellt. Dies gilt auch für Scanner.
Bei Multifunktionsgeräten wird geprüft, ob nicht ein leistungsfähiges Gerät vorhandene Einzelgeräte ersetzen kann.
Die vorhandenen Arbeitsplatzdrucker machen zunehmend Probleme und verursachen einen hohen Support- und Wartungsaufwand. Auf der anderen Seite gibt es leistungsfähige Druck- und Kopierstationen, die an vielen Stellen auf dem Campus verfügbar sind und für die ein Wartungsvertrag mit einem externen Dienstleister existiert. Die Druck- und Kopierstationen werden die Arbeitsplatzdrucker nicht vollständig ersetzen können, aber es wird eingehend geprüft, ob bei defekten Arbeitsplatzdruckern das Gerät zwingend ersetzt werden muss und falls doch, ob nicht bspw. ein anderes Gerät aus dem Bereich verwendet werden kann. Ziel ist die Anzahl der Arbeitsplatzdrucker deutlich zu reduzieren.
Der Wechsel von Toner/Tinte und das Reinigen des Vorlagenglases bei Scaneinheiten wird durch die Benutzer:innen selbst durchgeführt. Bei Toner/Tinte ist darauf zu achten, dass nur Originaltoner/-tinte (kein Refill-Produkt) verwendet wird/wurde. Dies zum einen, weil in der Regel die Garantie für das Gerät erlischt und zum anderen, weil die Druckerzeugnisse nicht immer mängelfrei sind. Das KIM betreut nur Geräte, bei denen Originaltoner/-tinte durchgängig verwendet wurde. Wegen der Übernahme der Kosten werden Aufträge zur Reparatur ausschließlich vom KIM an den externen Dienstleister beauftragt.
