FAQ Mail (Allgemeine Fragen)

Sie benötigen ein Programm um Ihre E-Mails senden, lesen und verwalten zu können. Wir haben Ihnen ein paar der geläufigsten E-Mail-Clients zusammengestellt.

Outlook Express
Gibt es auf jedem Windows-PC und ist kostenlos. Ausreichend wenn man nichts installieren möchte.

Mozilla Thunderbird
Kostenloser Open-Source E-Mail-Client für alle gängigen Betriebssysteme und wesentlich leistungsfähiger als Outlook Express. Besorgen Sie sich den neuesten Thunderbird hier: www.mozilla.com

Outlook
Kostenpflichtiges Groupwaretool unter Windows. Sinnvoll, wenn Sie außer Mails auch noch Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen verwalten möchten und/oder Ihre Daten mit PDA, Mobiltelefon oder iPod abgleichen möchten.

Webmail
E-Mail-Client der Universität mit Webinterface. Praktisch weil Sie nichts installieren müssen und ortsunabhängig arbeiten können. Geht auch als zusätzliche Unterwegslösung zum fest installierten E-Mail-Client am Arbeitsplatz.

Bei dieser Frage erhitzen sich gerne die Gemüter. Techniker würden HTML-Mails aus gutem Grund am liebsten noch gestern verbieten. Designer möchten die zusätzlichen Möglichkeiten von HTML nicht missen.

Hier zunächst die Fakten:

Um es auf den Punkt zu bringen:

Wenn Sie Formatierungsfeatures benötigen zwecks notwendiger Gliederung, weil das Corporate Design es vorschreibt oder weil Sie Mails professionell gestalten wollen, kommen Sie an HTML nicht vorbei.

Wenn Sie darauf verzichten können, nehmen Sie Textmails.

In Webmail gelangen Sie über die Schaltfläche "Filter" unterhalb von "Webmail" auf die Konfigurationsseite.

Nun sehen Sie eine Übersicht aller bestehenden Filterregeln. Wenn Sie eine neue Abwesenheitsmitteilung einrichten wollen, klicken Sie in der Liste der Regeln auf „Abwesenheit“.

Legen Sie den Beginn und das Ende Ihrer Abwesenheit fest, um sie automatisch zu terminieren. Andernfalls ist die Abwesenheitsmitteilung aktiv, sobald Sie die Änderungen speichern. In diesem Fall müssen Sie die Mitteilung von Hand deaktivieren, wenn sie nicht mehr verschickt werden soll.

Geben Sie nun den Betreff sowie den Text der Abwesenheitsnachricht in die entsprechenden Felder ein und wechseln Sie in den Reiter „Erweiterte Einstellungen“.

Bitte geben Sie nun in das Feld „Meine E-Mail-Adressen“ zusätzlich zu Ihrem Hohenheimer Benutzernamen@uni-hohenheim.de auch Ihre komplette Hohenheimer E-Mail-Adresse ein.

Optional können Sie Adressen hinterlegen, an die keine Abwesenheitsmitteilungen verschickt werden sollen (eine Adresse pro Zeile). Außerdem können Sie definieren, nach wie vielen Tagen der Mailsender eine erneute Abwesenheitsnachricht von Ihnen bekommen soll: standardmäßig ist hier eine Woche eingerichtet, wir empfehlen Ihnen keinen geringeren Abstand als 3 Tage zu wählen.

Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben mit einem Klick auf „Speichern“ (wenn Sie Beginn/Ende der Abwesenheit hinterlegt haben) bzw. „Speichern und Aktivieren“ (wenn Sie keinen Beginn/Ende der Abwesenheit hinterlegt haben).

Wenn Sie sowohl eine Weiterleitung als auch eine Abwesenheitsmitteilung aktiviert haben, wird die Regel zuerst abgearbeitet, die in der Liste der Regeln weiter oben steht. Um die Reihenfolge der Regeln zu ändern, nutzen Sie bitte die kleinen Pfeile am rechten Bildschirmrand.

Wenn Sie bereits eine Abwesenheitsmitteilung zu einem früheren Zeitpunkt eingerichtet haben und diese aktivieren wollen, klicken Sie bitte hinter der Regel „Abwesenheit“ in der Spalte „Aktiviert“ auf das Kreuz. Anschließend sollte ein Häkchen erscheinen. Die Abwesenheitsmitteilung ist aktiviert, vorausgesetzt Beginn und Ende der Abwesenheit liegen nicht in der Vergangenheit.

In Webmail gelangen Sie über die Schaltfläche "Filter" unterhalb von "Webmail" auf die Konfigurationsseite.

Nun sehen Sie eine Übersicht aller bestehenden Filterregeln. Wenn Sie eine neue Weiterleitung einrichten wollen, klicken Sie in der Liste der Regeln auf „Weiterleitung“.

Sie können entscheiden, ob die Mails nach der Weiterleitung an die externe Adresse in Ihrem Konto auf webmail.uni-hohenheim.de gelöscht oder erhalten werden sollen.

Im Textfeld können Sie die E-Mail-Adresse(n) zur Weiterleitung eintragen. Wollen Sie mehr als eine Adresse hinterlegen, schreiben Sie bitte jede in eine eigene Zeile.

Klicken Sie auf „Speichern und Aktivieren“ um die Weiterleitung zu aktivieren.

Wenn Sie sowohl eine Weiterleitung als auch eine Abwesenheitsmitteilung aktiviert haben, wird die Regel zuerst abgearbeitet, die in der Liste der Regeln weiter oben steht. Um die Reihenfolge der Regeln zu ändern, nutzen Sie bitte die kleinen Pfeile am rechten Bildschirmrand.

Wenn Sie bereits eine Weiterleitung zu einem früheren Zeitpunkt eingerichtet haben und diese aktivieren wollen, klicken Sie bitte hinter der Regel „Weiterleitung“ in der Spalte „Aktiviert“ auf das Kreuz. Anschließend sollte ein Häkchen erscheinen, die Weiterleitung ist dann aktiviert.

Wir empfehlen die Verwendung von IMAP um von verschiedenen Rechnern aus auf Ihre E-Mails zu zugreifen. Der E-Mail Abruf über Webmail läuft auch über das IMAP Protokoll

POP3
Beim POP3-Zugriff werden alle E-Mails Ihres Eingangspostfachs auf Ihren Rechner transferiert und anschließend lokal gelesen. POP kennt keine Ordner auf dem Server und somit auch keine Gruppenpostfächer.

IMAP
Beim IMAP-Zugriff wird online auf der Servermailbox gearbeitet. Die Mails verbleiben dort. Mit IMAP können Sie Ordner auf dem Server verwalten.

Mitarbeiter/innen können ihr befristetes Benutzerkonto verlängern lassen oder einen Institutswechsel beantragen.

Ausführliche Informationen finden Sie hier: https://kim.uni-hohenheim.de/bedienstete-benutzerkonto

Um eine E-Mail von einem Gruppenpostfach aus zu versenden, müssen Sie Mitglied der Gruppe sein. Zudem müssen Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine weitere Identität mit der Adresse des Gruppenpostfachs anlegen.

Identität anlegen unter webmail.uni-hohenheim.de:

• Dazu müssen Sie auf "Einstellungen" gehen, dort gibt es ein Drop-Down Menü "Einstellungen bearbeiten für:"
• Wählen Sie den Menüpunkt "Webmail" aus.
• Nun können Sie unter "Persönliche Angaben" eine "neue Identität" mit den Angaben zum Gruppenpostfach anlegen.

Haben Sie die Identität angelegt, dann können Sie in Webmail beim Versenden einer E-Mail diese Identität als Absender angeben.

Identität anlegen unter Thunderbird: Vorausgesetzt wird hier, dass Sie Ihr Hohenheimer Benutzerkonto schon korrekt eingerichtet haben.

• Gehen Sie in Ihre Kontoeinstellungen: Bearbeiten -> Konto-Einstellungen...
• Hier geht ein neues Fenster auf und zeigt Ihnen die Einstellungen Ihrer E-Mail Konten.
• Auf der Seite Konto-Einstellungen - <IHRE.KONTOBEZEICHNUNG> gehen Sie auf die Schaltfläche "Weitere Identitäten..."
• Dann öffnet sich das Fenster: "Alias-Identitäten dieses Kontos". Sie sehen nun die Identitäten, die schon eingerichtet sind. Hier können Sie mit "Hinzufügen..." die neue Identität des Gruppenpostfachs anlegen.

Haben Sie die Identität angelegt, dann können Sie im Thunderbird beim Versenden einer E-Mail diese Identität als Absender angeben.

Nein der Empfänger wird nicht benachrichtigt, aber der Absender der nicht zustellbaren Mail wird informiert.

Bei Fragen zu eventuell nicht zugestellten Mails wenden Sie sich bitte mit ungefährem Datum, Absender- und Empfängeradresse an postmaster@uni-hohenheim.de.

Gehen Sie in Webmail im Menue auf der linken Seite auf:

Einstellungen

Webmail

gemeinsame Ordner

Im Auswahlfenster wählen Sie rechts oben einen Ordner aus.

Persönliche Postfächer können Sie für andere Benutzer freigeben.

Wenn Sie einen fremden Rechner z.B. in einem Internet-Cafe zur Verfügung haben, können Sie Webmail nutzen.

>> Webmail

Mit Ihrem eigenen PC oder Notebook können Sie darüber hinaus in Ihrer gewohnten Mailumgebung arbeiten. Sie müssen jedoch entweder authentifiziert auf den Postausgangsserver zugreifen oder unauthentifiziert über VPN verbunden sein.

>> Details zur Konfiguration

Das Passwort des Hohenheimer Benutzerkontos gilt nicht nur für den Mailzugang sondern auch für das Login an den Rechnern in den PC-Räumen, das Intranet, die ILIAS-Plattform, für CIFS, für den VPN-Zugang und anderes. Daher haben wir die Passwort-Änderung zentralisiert. 

Wir haben eine web-basierte Passwortänderung für Sie geschaltet. Bitte folgen Sie diesem Link.

Wenn Sie im Intranet angemeldet sind, finden Sie den Menüpunkt "Passwort ändern" rechts unten in der Rubrik "Eigene Daten".

Wenn Sie neue Nachrichten zum Löschen markiert haben, ohne sie zu lesen, werden sie weiterhin als ungelesene, neue Mails erkannt und gezählt. Sie werden aber nicht mehr angezeigt, falls Sie 'verstecke gelöschte' eingestellt haben. Um diese Nachrichten endgültig aus Ihrem Posteingang zu entfernen, klicken Sie auf 'zeige gelöschte' und dann auf 'endgültig löschen'. Beim Abmelden werden zum Löschen markierte Mails nicht automatisch gelöscht.

Gehen Sie auf Einstellungen, dann auf persönliche Angaben
und setzen Sie in der letzten Zeile das Häkchen bei: Gesendete Mails speichern.
Im Auswahlmenue darunter wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie Ihre
gesendeten Mails speichern wollen.

Bitte prüfen Sie, ob Sie sich nur abonnierte Ordner anzeigen lassen.

Webmail:
Einstellungen
E-Mail-Server- und Ordner-Einstellungen
Entfernen Sie gegebenfalls das Häkchen bei "IMAP Ordnerabonnement benutzen? "

Thunderbird:
Konto Einstellungen
Server Einstellungen
Erweitert
Entfernen Sie gegebenfalls das Häkchen bei "nur abonnierte Ordner anzeigen"

Adressbuch
        Einstellungen
                Namensformat

Dort wählen Sie "Nachname, Vorname" aus.

Wenn Sie im Posteingang sind, sehen Sie in der Zeile "Posteingang" weitere Symbole, u.a. einen Filter.

Wenn Sie diesen anklicken, werden Ihre Filterregeln aufgelistet und Sie können Filter aktivieren.

Wenn Sie z.B. beim Anmelden aktive Filter automatisch anwenden lassen wollen, stellen Sie dies ein unter:

Posteingang
        Einstellungen
                Filter

In dem neuen Webmail ist es möglich, anderen Personen Zugriff auf seinen Terminkalender und sein Adressbuch zu gestatten. So können Arbeitsgruppen Termine planen. Sollte ein Benutzer versehentlich sein Adressbuch allen Webmailbenutzern zur Verfügung stellen, erscheint dieses bei allen Benutzern.

Sie können allerdings einschränken, welche Adressbücher Sie sehen wollen:

Adressbuch
        Einstellungen
                Adressbuecher

Schieben Sie dort alle Adressbücher, die Sie sehen wollen, auf die rechte Seite.
Stellen das Standardadressbuch ein und speichern die Einstellung ab.

Sie haben anstatt auf Weiterleiten auf Weiterleitung geklickt.

Hilfe:

  Weiterleitung
       Löschen Sie eine Weiterleitung

Sie können auch andere Mailclients verwenden. Einige Anleitungen finden Sie hier.

Alle Angehörige der Universität Hohenheim (Studierende, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ...).

Ein- und ausgehende E-Mails dürfen 50 MB nicht überschreiten. Bei Webmail liegt die Grenze ausgehender E-Mails bei 24 MB. Größere Mails werden nicht angenommen.

Sie sollten bei größeren Mails dennoch Ihr Gegenüber warnen und wenn unklar, nachfragen, ob Mails dieser Größe auch empfangen werden können. Eingehende Mails mit mehr als 5 bis 10 MB sind bei externen Providern keine Selbstverständlichkeit!

Es schont die Mailserver und die Postfächer der Empfänger, wenn Sie grosse Dateien auf einem Server ablegen und den Link versenden.

Siehe auch bwSnyc&Share

Ja. Ein- und ausgehende Mails werden in 2 Stufen automatisch auf Viren und Spam geprüft.

In Stufe 1 wird der Mailumschlag geprüft. Da auch Spammer ihre Taktik ständig ändern, werden die Kriterien, die zur Ablehnung einer Mail führen, laufend angepasst. Bitte melden Sie es uns, falls eine Mail fälschlicherweise abgelehnt wurde.

Grundsätzlich gilt: Mails von Rechnern mit dynamischen IP Adressen werden nicht angenommen.

Da auch ansonsten seriöse Mailserver gelegentlich Spammails oder Viren versenden (missbrauchte Benutzerkonten) werden in Stufe2 auch die Mailinhalte vor der Annahme überprüft.

Virenbehaftete Mails  und Spammails werden abgelehnt. Der absendende Mailserver erhält eine Fehlermeldung. Spamverdächtige Mails werden im Betreff durch ein vorangestelltes „***SPAM***“ gekennzeichnet und ins Eingangspostfach zugestellt.

Es gibt keinen allgemeinen Spamordner.

Ja, wenn es erkannt wurde.

Weil es keine 100% Erkennungsgenauigkeit für Spam gibt, werden spamverdächtige Mails im Betreff gekennzeichnet und zugestellt. Wenn Ihr Mailclient Regeln oder Filter unterstützt, können Sie sich jedoch einen Automatismus einrichten, der Mails mit dem Betreff "*** SPAM ***" z.B. in einen speziellen Ordner verschiebt oder gleich löscht.

Jein. An lokale Benutzer dürfen Sie alles versenden, was die zulässige Mailgrosse nicht überschreitet. Für den Austausch von Dateien steht Ihnen jedoch auch ein Fileservice zur Verfügung. Fragen Sie bei KIM-IT danach. Fremde Mailserver nehmen ausführbare Windows Programme manchmal nicht an. Dies gilt auch, wenn die Programme z.B. mit ZIP gepackt sind.

Alle Daten werden ohne Sichtung gelöscht.

Nein. Passwörter dürfen an niemanden weitergegeben werden, auch nicht an Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des Rechenzentrums. Sie haften für Schäden, die durch Ihren Mail-Account entstehen (Spam, ...).

Sie können jedoch für Ihr Projekt ein gemeinsames Postfach, sowie gemeinsamen Plattenplatz auf dem Fileserver beantragen.

Indem Sie ein Hohenheimer Benutzerkonto beantragen.

• Die Rettungsringe neben einigen Eingabefeldern und in der Menüleiste führen Sie zu passenden Hilfetetexten
• Im Wiki der Software-Entwickler finden Sie eine umfangreiche Liste von Fragen und Antworten in Englisch.