Vorbereitung elektronischer Dokumente zur Veröffentlichung

Formale Gestaltung des Dokuments

Die formale Gestaltung eines elektronischen Dokuments hängt stark vom eingesetzten Textverarbeitungssystem und den formalen und ästhetischen Wünschen des Verfassers bzw. seines Fachbereichs ab. Aufgrund der daraus resultierenden Komplexität ist zu diesem Thema nur ein unvollständiges Angebot verfügbar.

Von der Universitätsbibliothek Freiburg wurde ein Tutorial zum Elektronischen Publizieren erstellt, das speziell für Anwender unter Windows gut geeignet ist.

Werkzeuge zur Erstellung einer PDF-Datei

Adobe Acrobat

Das umfassendste Werkzeug für die direkte Erstellung und Nachbearbeitung von PDF-Dateien ist Adobe Acrobat mit den Programmmodulen Acrobat Writer und Acrobat Distiller (nicht zu verwechseln mit dem kostenlos erhältlichen Acrobat Reader zum Lesen und Ausdrucken von PDF-Dateien). Die Adobe Software kann im Rahmen einer Campuslizenz bezogen werden, weitere Informationen zur Software-Bestellung für Institute finden Sie hier.

Adobe Acrobat bietet eine Reihe von Sicherheitseinstellungen für eine PDF-Datei an. Bei einer Veröffentlichung auf hohPublica dürfen keine Sicherheitseinstellungen gesetzt sein, da Nutzern von angebotenen Dokumenten ein möglichst barrierefreies wissenschaftliches Arbeiten mit elektronischen Publikationen ermöglicht werden soll.

Office-Programme

Grundsätzlich bieten die meisten Office-Programme wie Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice eine Möglichkeit zum Export des Dokuments in eine PDF-Datei. Neben der Funktion "Exportieren" steht oft auch über die Druckfunktion die Möglichkeit eines Druckes in das PDF-Format zur Verfügung.

Andere Schreibprogramme

Andere Schreibwerkzeuge wie bspw. LaTeX sind auf eine Veröffentlichung im PDF-Format ausgelegt und bieten entsprechende Funktionen zum Export in das PDF-Format.

Dateibenennung

Im Dateinamen sollten keine Umlaute und keine Leerzeichen vorkommen. Stattdessen können Unterstriche (_) verwendet werden (z.B. Diss_Mustermann.pdf).

Im Idealfall richten Sie sich nach der ISO 9660-Namenskonvention:

• Dateinamen mit max. 8 Zeichen
• Dateinamen dürfen nur die Buchstaben A bis Z ohne Akzente, die Ziffern 0 bis 9 sowie den Unterstrich enthalten

Maschinelle Texterkennung (OCR)

Damit ein möglichst barrierefreies und effektives wissenschaftliches Arbeiten mit den veröffentlichten Dokumenten gewährleistet werden kann, müssen Texte durchsucht, markiert und für direkte Zitate kopiert werden können. Eine OCR-Texterkennung ist Voraussetzung dafür, damit dies aus den Dokumenten heraus möglich ist.

Beim Erzeugen eines PDFs aus den oben genannten Werkzeugen ist dies in der Regel bereits direkt gewährleistet. Wenn das PDF-Dokument das Ergebnis eines Scans ist, muss die OCR-Texterkennung ggf. extra angestoßen werden. Diese Funktion steht z.B. im Adobe Acrobat Pro zur Verfügung.

Spezielle Buchscanner können den Scan eines Textes direkt inkl. OCR-Texterkennung ins PDF-Format konvertieren.

Sicherheitseinstellungen

HohPublica möchte den Nutzer:innen ein möglichst barrierefreies wissenschaftliches Arbeiten mit den Dokumente im Rahmen des Urheberrechts und des Zitatrechts ermöglichen. Daher werden keine einschränkenden Sicherheitsoptionen in den PDF-Dokumenten akzeptiert.

Das Dokument muss die folgenden Voraussetzungen erfüllen, um auf hohPublica veröffentlicht werden zu können:

• Textteile müssen sich durchsuchen, markieren und für direkte Zitate kopieren lassen können.
• Das Dokument oder Teile davon müssen ohne Hürden ausgedruckt werden können.
• Es darf kein Passwortschutz enthalten ein.